Работа с базой пациентов
Как работать с базой пациентов — приглашения, удалённые записи, способы связи. Пациент не должен чувствовать себя забытым.
Работа с базой пациентов
База данных — главный инструмент администратора. Здесь хранится история каждого пациента: визиты, записи, контакты, предпочтения. Задача администратора — поддерживать связь, не давать пациентам теряться и возвращать тех кто давно не приходил.
Приглашение на следующий приём
После завершения приёма врач открывает вкладку «Приглашаем» и заполняет два поля: рекомендуемую дату следующего визита и причину — «для профилактической чистки», «для контроля приживления импланта» и т.п.
Чтобы не тратить время, врач может нажать кнопку «Сформировать рекомендацию» — система проанализирует диагноз, осмотр и историю визитов пациента и предложит подходящую дату и текст. Такие записи помечены бейджем «? предложено AI» — это знак проверить текст перед тем, как использовать его в разговоре с пациентом.
После того как дата и текст заполнены, врач ставит галочку «Приглашение подтверждено». Это ключевой момент: только подтверждённые приглашения попадают в очередь колл-центра и включаются в автоматическое письмо пациенту. Без этой галочки — ни звонка, ни письма.
Если пациент попросил не беспокоить, врач всё равно заполняет вкладку и подтверждает — и дополнительно ставит галочку «Приглашение не нужно». Данные сохраняются, колл-центр такого пациента не видит, письмо не уходит. Обойти заполнение вкладки через эту галочку нельзя — она не заменяет подтверждение, а дополняет его.
Колл-центр видит всех пациентов на сегодня в разделе «Приглашённые» — иконка в шапке системы. Там же фиксируется результат разговора.
Не упускайте эти отметки — они и есть инструмент удержания пациентов.
Удалённые записи
Когда запись на приём удаляется — она не исчезает, а становится архивной. При удалении указывается причина. С такими записями можно и нужно работать дальше — человек отказался или передумал, но это не значит что он потерян навсегда.
Предпочтительный способ связи
В карточке пациента фиксируется удобный способ связи: телефон, Telegram. Используйте эту информацию — не звоните тому кто предпочитает писать, и не пишите тому кто ждёт звонка.
Общее правило: молодым пациентам удобнее мессенджеры, пенсионерам — обычный звонок.
Как поддерживать связь
Поздравляйте с днём рождения
Интересуйтесь самочувствием через несколько дней после лечения
Напоминайте о рекомендованном визите ближе к дате
Делайте это избирательно — без навязчивости и спама. Индивидуальный подход ценится больше массовой рассылки.
Письмо после визита
После закрытия визита система автоматически отправляет пациенту персональное письмо — если в карточке есть email. В письме:
Обращение по имени
Счётчик посещений клиники — «Благодарим за 23-й визит»
Фото и имя лечащего врача
Персональная скидка
История оплат по визиту со ссылками на чеки
Ссылка для заказа справки в налоговую
Если врач подтвердил приглашение — в письмо добавляется рекомендуемая дата и причина следующего визита. Пациент видит когда и зачем ему стоит прийти снова.
Если пациент подключил Telegram-бота клиники — то же самое уходит и туда.
⚠️ Письмо с приглашением уходит только если врач поставил галочку «Приглашение подтверждено». Если вкладка «Приглашаем» не заполнена или галочка не стоит — пациент получит письмо без рекомендации. Просто «спасибо за визит» вместо «приходите тогда-то, потому что...». Разница между равнодушием и заботой — одно заполненное поле.
Если врач поставил галочку «Приглашение не нужно» — письмо не уходит совсем. Такой пациент сам свяжется когда будет готов.
Счётчики в строке поиска
При поиске пациента рядом с каждым результатом отображаются счётчики: 🦷 N — число завершённых визитов, 📋 N — число активных записей на приём. Это позволяет сразу оценить «вес» карточки, не открывая её — особенно удобно при работе с дублями: видно где реальная история пациента, а где пустая карточка.
Порядок ФИО
Иногда при вводе пациента регистратор пишет имя первым, а не фамилию. Staff AI умеет находить такие случаи партиями и предлагать исправление.
«Найди пациентов с неправильным порядком ФИО» — ассистент покажет список с готовыми исправлениями. «Исправь» — применит и покажет следующую партию.
Объединение карточек-дублей
На одного пациента иногда заводят две карточки. Объединить можно двумя способами:
Через интерфейс — в карточке пациента кнопка «Объединить». Выбираете вторую карточку, система переносит всё в основную.
Через Staff AI (директор и выше) — «Найди дубли для объединения»: ассистент отберёт пары по совпадению телефона или даты рождения, покажет по каждой сколько визитов и записей, предложит направление слияния. Затем preview и явное подтверждение.
Что переносится автоматически: все визиты, все записи на приём, email, домашний телефон, ИНН, адрес — если у основной карточки поле пустое; бан и ДМС — по логике ИЛИ; аллергия, противопоказания, примечания — в примечание основной карточки с указанием источника. После объединения пустую карточку можно удалить.